利用者ブログ　「書類事務作業の注意点・工夫点」　近江デジタルキャリア草津駅前オフィス 就労継続支援ブログ 251028

自分が仕事で注意してる点・工夫している点

私はODCで、介護関係の書類をスキャンし、PDFにして保存する業務を担当することがあります。
この作業は手間がかかり、ミスが後々大きな問題に繋がるため、効率的に行い、ミスを防ぐ工夫をしています。今回は、私が実践している注意点や工夫についてお話しします。

1. チェックリストを作成する

スキャン作業は繰り返し作業になりやすいですが、それゆえにミスが起きやすいと感じています。そこで、作業前後にチェックリストを活用しています。書類が揃っているか、汚れや破れがないか、文字がきちんと読み取れるかをスキャン前に確認し、スキャン後にはPDFが正しく保存され、開けるかもチェックします。これにより、「読めない書類があった」といった事態を未然に防ぎ、作業の信頼性を高めることができます。

2. 一度にスキャンする書類の量を減らす

大量の書類を一度にスキャンすると、紙詰まりやスキャンミスが発生する可能性が高まります。そのため、一度にスキャンする書類の量を適切に調整し、10枚程度ずつまとめてスキャンしています。その都度確認を行い、問題があればすぐに対処します。これにより、スキャンミスを防ぎ、集中力を分散させることで作業効率を高めることができます。

3. スキャン後にプレビューを確認する

スキャン後、PDFを保存する前に必ずプレビュー画面で内容を確認します。最近では、スキャナーの自動プレビュー機能を活用し、確認作業をスムーズに行っています。プレビューでスキャンした書類がぼやけていたり、ミスがあったりする場合、問題を早期に発見できます。

4. スキャン後の確認を習慣化する

スキャン作業が終わった後、PDFが正しく保存され、内容がきちんとスキャンされているかを再確認しています。この確認作業を怠ると、「保存した書類が見当たらない」といった問題が発生することがあります。特に重要な書類の場合、保存先や内容を最終チェックすることで、書類の紛失や取り違えを防ぐことができます。

まとめ

介護関係の書類をスキャンして保存する作業は、単純に見えるかもしれませんが、ミスを防ぐためにはいくつかの工夫が必要です。私は、チェックリストを作成して作業を整理し、一度にスキャンする書類の量を調整しています。さらに、スキャン後には必ずプレビューを確認し、保存後の確認作業を習慣化することで、後々のトラブルを防げるようにしています。

これらの工夫を実践することで、効率的にミスなく作業を進めることができ、安心して業務を遂行しています。今後もこれらの方法を継続し、さらに改善していけるよう努めていきたいと思います。

【今回のブログ記事はODC利用者さんがライティングして下さいました】

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